Google Docs memiliki sejumlah fitur yang dapat membantu pengguna menata dokumen agar terlihat lebih teratur tanpa harus memperbaiki setiap bagian secara manual.
Beberapa di antaranya berguna untuk membersihkan format bawaan, menyusun paragraf, mengatur spasi, hingga membuat daftar pustaka lebih rapi.
Penguasaan beberapa shortcut juga dapat mempercepat proses tersebut, terutama ketika harus menangani dokumen panjang atau teks yang berasal dari sumber lain.
Bersihkan Format Teks dengan Clear Formatting
Teks yang disalin dari situs web atau PDF sering membawa jenis huruf, ukuran, warna, dan gaya berbeda. Kondisi tersebut dapat membuat tampilan dokumen tidak seragam.
Google Docs menyediakan fitur Clear formatting untuk mengembalikan teks ke format dasar.
Caranya, blok teks yang ingin dibersihkan, kemudian gunakan shortcut Ctrl + * pada Windows atau Cmd + * pada Mac. Pengguna juga dapat membuka menu Format, lalu memilih Clear formatting.
Setelah format lama dihapus, teks akan lebih mudah ditata menggunakan gaya yang sesuai dengan kebutuhan dokumen.
Membuat Teks Rata Kanan dan Kiri dengan Justify
Tampilan paragraf yang hanya rata di sisi kiri terkadang membuat dokumen terlihat kurang teratur. Fitur Justify dapat digunakan untuk membuat sisi kiri dan kanan paragraf tampak sejajar.
Blok teks yang ingin diatur, kemudian tekan Ctrl + Shift + J pada Windows atau Cmd + Shift + J pada Mac.
Cara ini dapat digunakan ketika menyusun laporan, artikel, maupun dokumen lain yang membutuhkan tampilan paragraf lebih teratur.
Mengatur Daftar Pustaka dengan Hanging Indent
Daftar pustaka biasanya membutuhkan format Hanging Indent, yaitu baris pertama berada di posisi awal, sedangkan baris berikutnya masuk ke dalam.
Pengaturannya dapat dilakukan melalui langkah berikut:
- Blok paragraf atau daftar pustaka yang ingin diubah.
- Buka menu Format.
- Pilih Align & indent.
- Klik Indentation options.
- Pada bagian Special indent, pilih Hanging.
- Klik Apply.
Format tersebut membuat entri daftar pustaka terlihat lebih terstruktur dan mudah dibaca.
Mengatur Spasi Antarbaris dan Paragraf
Jarak baris yang terlalu rapat dapat membuat dokumen sulit dibaca. Sebaliknya, jarak yang terlalu lebar juga dapat membuat halaman terlihat kurang efisien.
Untuk mengaturnya, klik menu Line & paragraph spacing pada toolbar. Pengguna dapat memilih jarak 1.15 atau 1.5 sesuai kebutuhan dokumen.
Selain itu, tersedia pilihan Add space before paragraph dan Add space after paragraph. Fitur tersebut dapat memberikan jarak antarparagraf
tanpa perlu menekan tombol Enter berkali-kali.
Hal yang Perlu Diperiksa Setelah Merapikan Dokumen
Beberapa masalah lain juga perlu diperhatikan, terutama ketika teks berasal dari dokumen atau sumber yang berbeda.
Periksa line break manual. Teks hasil salinan dari PDF terkadang memiliki pemisah baris yang membuat kalimat terpotong di tengah. Bagian tersebut perlu diperbaiki agar paragraf kembali tersusun secara normal.
Gunakan font secara konsisten. Setelah format lama dihapus, pilih satu jenis huruf yang sesuai untuk keseluruhan dokumen, misalnya Arial atau Times New Roman.
Hilangkan spasi ganda. Fitur Find and Replace dapat membantu mencari dua spasi sekaligus dan menggantinya menjadi satu spasi. Shortcut yang dapat digunakan adalah Ctrl + H.
Manfaatkan add-on bila diperlukan. Jika terdapat daftar nama yang belum tersusun berdasarkan abjad, add-on seperti Sorted Paragraphs dapat membantu mengurutkan paragraf dari A sampai Z.
Dokumen Lebih Rapi Tanpa Harus Mengatur Satu per Satu
Google Docs menyediakan berbagai fitur yang dapat mempercepat proses penataan dokumen. Mulai dari membersihkan format, menyelaraskan paragraf, membuat hanging indent, hingga mengatur jarak antarbaris dapat dilakukan melalui menu maupun shortcut.
Dengan menggunakan fitur tersebut secara konsisten, dokumen panjang dapat terlihat lebih seragam dan mudah dibaca tanpa harus melakukan banyak perubahan secara manual.
