Microsoft Word menyediakan sejumlah fitur yang dapat membantu pengguna mengatasi dokumen dengan format tidak beraturan.
Masalah seperti jenis huruf berbeda, ukuran teks tidak seragam, spasi berlebihan, hingga paragraf yang tidak sejajar dapat diperbaiki tanpa harus mengubahnya satu per satu.
Beberapa shortcut juga dapat mempercepat proses sehingga dokumen lebih mudah disiapkan untuk laporan, skripsi, maupun kebutuhan penulisan lainnya.
Bersihkan Format dengan Clear All Formatting
Teks hasil salin dari berbagai sumber sering membawa format yang berbeda-beda. Jika font, warna, dan ukuran tulisan tidak seragam, fitur Clear All Formatting dapat digunakan untuk menghapus format tersebut.
Caranya:
- Tekan Ctrl + A untuk memilih seluruh teks.
- Buka tab Home.
- Cari ikon huruf A dengan penghapus pada kelompok Font.
- Klik ikon tersebut untuk mengembalikan teks ke format standar.
Pengguna juga dapat menekan Ctrl + Q untuk menghapus format paragraf yang tidak diinginkan.
Atasi Spasi Berlebihan dengan Find & Replace
Spasi yang tidak beraturan sering muncul setelah proses copy-paste. Menghapusnya secara manual tentu membutuhkan waktu, terutama pada dokumen yang panjang.
Microsoft Word menyediakan fitur Find and Replace yang dapat membantu memperbaiki masalah tersebut.
Langkahnya:
- Tekan Ctrl + H untuk membuka kotak Find and Replace.
- Pada kolom Find what, masukkan kode ^w.
- Pada bagian Replace with, masukkan satu spasi.
- Klik Replace All.
Fitur tersebut akan membantu mengubah spasi putih yang berlebihan atau tidak beraturan menjadi jarak yang lebih normal.
Gunakan Shortcut untuk Mengatur Perataan Teks
Setelah format dan jarak tulisan diperbaiki, perataan paragraf juga perlu disesuaikan agar dokumen terlihat konsisten.
Beberapa shortcut yang dapat digunakan adalah:
- Ctrl + J: membuat teks rata kanan dan kiri atau justify.
- Ctrl + L: mengatur teks menjadi rata kiri.
- Ctrl + E: menempatkan teks di tengah, misalnya untuk judul.
Untuk dokumen formal seperti skripsi atau laporan, perataan justify dapat digunakan agar kedua sisi paragraf tampak sejajar.
Samakan Tampilan dengan Format Painter
Format Painter dapat digunakan ketika terdapat satu paragraf yang formatnya sudah sesuai, sementara bagian lain masih berbeda.
Caranya cukup sederhana:
- Blok paragraf yang sudah memiliki format yang benar.
- Klik ikon Format Painter berbentuk kuas pada tab Home.
- Blok teks yang ingin disamakan formatnya.
Microsoft Word kemudian akan menerapkan gaya tulisan dari bagian pertama ke teks yang dipilih.
Hal yang Perlu Diperiksa Setelah Teks Dirapikan
Merapikan tampilan belum tentu membuat seluruh isi dokumen bebas dari masalah. Beberapa pemeriksaan tambahan tetap diperlukan.
Periksa Manual Line Break. Teks yang berasal dari PDF terkadang memiliki pemisah baris di tengah kalimat.
Masalah ini dapat diperbaiki melalui Ctrl + H dengan mencari kode ^l atau huruf L kecil tersebut, kemudian menggantinya dengan spasi.
Periksa kesalahan ketik. Format yang sudah rapi tidak berarti isi tulisan bebas dari typo. Gunakan fitur Spelling & Grammar untuk membantu menemukan kesalahan penulisan.
Samakan jenis font. Setelah seluruh format dibersihkan, gunakan satu jenis huruf yang konsisten pada bagian isi dokumen agar tampilannya tetap seragam.
Rapikan Dokumen dengan Beberapa Langkah Sederhana
Microsoft Word memiliki berbagai fitur yang dapat mempercepat proses penataan tulisan. Clear All Formatting, Find and Replace, shortcut perataan, dan Format Painter dapat digunakan sesuai jenis masalah yang ditemukan dalam dokumen.
Dengan memanfaatkan fitur tersebut, tulisan yang sebelumnya memiliki format tidak beraturan dapat disusun kembali agar lebih konsisten dan nyaman dibaca tanpa harus melakukan pengeditan secara manual pada setiap bagian.
